인사 규정은 전 직원이 볼 수 있지만 개인별 평가 자료는 그렇지 않습니다. 두 자료가 같은 저장소에 있다고 해서 AI 검색에서도 같은 권한으로 다뤄서는 안 됩니다. 사내 검색 AI를 도입할 때에는 자료를 얼마나 많이 넣는지보다 누가 어떤 자료를 볼 수 있는지부터 확인해야 합니다.
직원이 원래 열람할 수 없던 내용을 AI 답변이나 출처 미리보기로 알게 된다면, 문서 파일을 직접 다운로드하지 못하게 막아도 충분하지 않습니다.
문서 이름이 아니라 열람 기준을 옮깁니다
기존 문서함에 부서별 권한이 있다면 이를 검색 과정에 어떻게 반영할지 정해야 합니다. 폴더 권한이 실제 업무와 맞지 않거나 공유 링크가 예외적으로 열려 있다면, 그 상태를 그대로 복사하는 것부터가 문제가 될 수 있습니다.
업무 부서는 공개 대상을, 문서 담당자는 자료의 위치와 관리 방식을, 시스템 담당자는 계정·권한 연결 방법을 확인합니다. 개발사에는 그 결과를 ‘자료 묶음 / 볼 수 있는 사람 / 권한 기준 / 변경 담당자’로 전달하는 것이 좋습니다.
법무·인사처럼 민감도가 다른 자료를 첫 구축에 모두 포함하기보다는, 공개 범위가 정리된 자료부터 시작할 수 있습니다. 이것은 보안을 나중으로 미루는 방식이 아니라 검증할 경계를 명확히 하는 방식입니다.
답변이 만들어지기 전에 접근을 제한해야 합니다
모델에게 비밀을 말하지 말라고 지시하는 것만으로 권한 통제를 대신할 수는 없습니다. 사용자가 조회할 수 없는 자료는 검색 결과와 모델에 전달되는 내용에서 제외하도록 설계해야 합니다. OWASP도 민감정보 보호를 위해 접근 제어와 데이터 취급 대책을 별도로 다룹니다. OWASP 민감정보 노출 위험 안내
기술 구현은 RAG 접근권한 설계에서 더 자세히 볼 수 있습니다. 발주 담당자는 특정 구현 방식보다 권한이 적용되는 위치와 확인 방법을 먼저 합의하면 됩니다.
인사이동 다음 날에도 맞는 권한이어야 합니다
입사 때 권한을 주는 기능만 확인하지 마세요. 부서 이동, 겸직 종료, 퇴사, 임시 프로젝트 종료도 시험해야 합니다. 문서를 비공개로 바꾸었을 때 이미 만들어진 검색 색인과 미리보기, 캐시가 언제까지 갱신되는지 확인합니다.
갱신 주기를 정했더라도 민감한 권한 회수는 별도 처리가 필요할 수 있습니다. 담당자는 변경이 끝났는지 확인할 수 있어야 하고, 갱신 실패가 조용히 넘어가서는 안 됩니다. 외부 공유가 가능한 답변 내보내기 기능도 같은 기준으로 살펴보세요.
검수는 계정 두 개를 나란히 놓고 합니다
‘권한 적용 완료’라는 설명 대신 일반 직원과 제한 자료 담당자 계정으로 같은 질문을 해보세요. 일반 계정에서는 본문뿐 아니라 제목, 요약, 인용문, 첨부 링크에도 제한된 정보가 보이지 않아야 합니다. 허용된 계정은 필요한 자료를 정상적으로 찾을 수 있어야 합니다.
대화 이력과 관리자 로그의 열람 범위도 확인합니다. 검색에서는 숨겼던 내용이 운영 화면에 그대로 남는다면 다른 노출 경로가 생깁니다. 로그는 필요한 범위로 수집하고 접근 대상을 제한하는 것이 좋습니다.
케이엠웍스의 SmartSuite AI는 사내 자료 연결과 사용자 권한을 함께 검토하는 구축 서비스입니다. 문서 원본을 보내기보다 현재 문서함 종류와 부서별 공개 기준을 문의에 적어주시면, 우선 연결할 자료 범위부터 정리할 수 있습니다.